Ključna uloga green beltova u transformaciji Belupa

U svakoj kompaniji koja teži razvoju i rastu kompanije, pa tako i u našem Belupu, vrijedi moto brže, više, jače. Ne najbrže, najviše i najjače, nego brže od najbržeg, više od najvišeg, jače od najjačeg. U praksi se svaki problem može riješiti. Kvalitetno rješavanje problema u poslovanju počiva na čvrstim temeljima i stalnoj obnovi temeljnih vrednota poslovne kulture ako slijedi taj moto.

Metodologija Lean teži smanjenju pa i uklanjanju svakog djelovanja koje ne daje željenu vrijednost. U spoju s metodologijom Six Sigma, koja na temelju podataka nastoji smanjiti varijacije unutar procesa, Lean Six Sigma utire put rješavanju problema radi boljeg i djelotvornijeg poslovanja. Ne donosi samo jednokratno poboljšanje, već u sustav ugrađuje novu vrednotu: stalno poboljšavanje.

Svatko u korporaciji može stalno poboljšavati svoj rad, no bolje od najboljeg postiže se uz osviještenost o zajedničkoj težnji koja vodi u istom smjeru i usklađeno djelovanje. Da bi se to postiglo, u transformacijskim procesima sudjeluju green beltovi (zeleni pojasevi). Oni osmišljavaju, predlažu i provode projekte s izravnim utjecajem na svakodnevno djelovanje, od sistemskih radnih zadataka do vrhunske ekspertize.

Belupo trenutačno provodi transformaciju svojih poslovnih procesa u koju je uključen tim od deset green beltova: Tatjana Šešok, Irena Repić‑Blažeković, Ana Viljevac‑Betlehem, Ivana Kovač‑Lovrenčić, Matija Kropek, Nataša Urbančić, Bojan Premužić, Igor Ceilinger, Vedrana Thür i Lenka Francišković. U razgovoru s timom Belupovih green beltova doznali smo njihova razmišljanja o tom važnom koraku koji se provodi u Belupu te što za njih znači suradnja na transformaciji Belupovih procesa.

 

Što znači biti green belt?

Biti green belt ponajprije znači stjecati znanja o Lean-Six-Sigma (LSS) principima, a potom nastojati da procesi u Belupu postanu jednostavniji i djelotvorniji. Na osobnoj razini, to je otvaranje šanse za upoznavanje s novim pristupom radnim procesima. Odabirom među 10 ljudi kojima je taj zadatak povjeren potvrđena je vrijednost svakog pojedinca jer su odabrani radi velikih očekivanja. A prostora za poboljšanja uvijek ima.

Provedbom projekata u transformaciji Belupa green beltovi će raditi na povećanju efikasnosti procesa i podizanju kvalitete proizvoda što je za Belupo kao farmaceutsku kompaniju iznimno važno. Naime, uloga green belta nije ograničena na pojedini projekt. Cilj je ostvariti promjenu u svakodnevnom radu te podučiti ostale zaposlenika i osvijestiti im njihovu ulogu u Belupovim procesima i stvaranju vrijednosti za klijenta. Biti Belupov green belt – to je i čast i obaveza.

 

Ivana Kovač Lovrenčić, glavna tehnologinja Istraživanja i razvoja

''Green belt je potvrda prepoznavanja mojih kvaliteta. Vjerujem da ću dogradnjom svojih znanja i kompetencija moći pridonijeti napretku Belupa, a na edukacijama i pripremama za stjecanje certifikata osigurati i osobni rast. Projekti su pravi izazov! Veselim im se jer smatram da ću obogatiti svoja znanja o internim procesima te učvrstiti suradnju s ostalim green beltovima i sa svim članovima tima.''

Ana Viljevac Betlehem, stručna suradnica za pravne poslove

''Činjenica da sam odabrana za green belta i da mi je na taj način pružena mogućnost izravno sudjelovati u transformaciji Belupovih procesa, za mene osobno znači puno. Prepoznala sam to kao pruženu priliku da se upoznam i naučim nešto s čime do sada nisam imala doticaja.''

Igor Ceilinger, rukovoditelj Laboratorija

''Biti dio tima green beltova u Belupu za mene je posebno priznanje i ujedno nastavak edukacija i razvojnih programa na kojima sam sudjelovao. Raduje me što Belupo kontinuirano ulaže u znanje i stručnost svojih djelatnika. Radi se o vrijednom, široko priznatom i u praksi provjerenom programu koji uključuje čitav niz alata za detaljnu analizu procesa i uklanjanje suvišnih koraka, što direktno rezultira povećanjem efikasnosti poslovanja i produktivnosti.''

Kako je transformacija poslovnih procesa zahtjevan posao, green beltovi će veliki dio svoga radnog vremena, čak 20 posto, provoditi u vođenju ili sudjelovanju u realizaciji projekata, za što im je potrebna suglasnost izvršnog direktora.

Bojan Premužić, planer distribucije

''Green belt se educira gotovo do iste razine vještina Lean Six Sigme kao i black belt, ali za razliku od njega većinu radnog vremena obavlja svoj „normalan“ posao. Povremeno i prema potrebi član je nekog projektnog tima ili vodi projektni tim, slikovito – jedan dan radnog tjedna. Glavna je uloga green belta da u svakodnevne aktivnosti poslovanja neposredno uvodi koncepcije i metode programa Lean Six Sigma.''

 

Vođenje projekata nije bilo presudno, ali se svakako cijeni

Koliko je prethodno iskustvo s projektima u Belupu ili u nekoj drugoj kompaniji gdje su imali prilike raditi bilo važno, govori to što su svi naši green beltovi sudjelovali u nekim projektima, a nekima od njih bilo je povjereno i vođenje projekata. Projekti u kojima su sudjelovali vezani su uz područje njihova djelovanja. Među green beltovima, kolege Matija Kropek i Igor Ceilinger i prije su bili upoznati s načelima lean managementa koja su implementirali u vođenje pojedinih projekata.

 

Ana Viljevac Betlehem, stručna suradnica za pravne poslove

''Nažalost, do sada nisam imala priliku voditi neki projekt u Belupu.''

Vedrana Thür, rukovoditeljica Razvoja poslovanja i registracija

''Tako velik i važan projekt nisam do sada imala prilike voditi u Belupu. Veseli me što sam dobila šansu za primjenu mnogih znanja koja sam usvojila u nedavno dovršenom mini MBA programu Recept za izvrsnost. Vjerujem da je to dobra podloga za unapređivanje mojih menadžerskih i liderskih sposobnosti.''

Tatjana Šešok, voditeljica strateških projekata

''U Belupu sam više od 30 godina. Sudjelovala sam u mnoštvu projekata modernizacije i razvoja, a neke od njih sam i vodila.''

Lenka Francišković, voditeljica kvalitete procesa i proizvoda

''Do sada sam radila na analizi trajanja pojedinih faza proizvodnje i analize serije u Belupu. Trenutačno se provodi projekt Integritet podataka koji vodim, a uključene su sve GMP cjeline. Vodim i sastanke GMP koordinacije Belupa i moram naglasiti da GMP tim također aktivno razmišlja i raspravlja o procesima i da osjeća potrebu za njihovo poboljšanje. To je dobar znak za projekt transformacije Belupa.

U kanadskom Apotexu bila sam uključena u brojne projekte pa vjerujem da će mi i ta iskustva biti od koristi da kao green belt uspješno vodim transformaciju procesa u Belupu.''

Matija Kropek, rukovoditelj u Proizvodnji

''U svom dosadašnjem radu imao sam prilike sudjelovati u brojnim projektima (izbor i nabava opreme za Novo mjesto proizvodnje; serijalizacija lijekova; izrada studije izvedivosti vezane uz uvođenje novih tehnologija itd.). Među njima je na razini Pakirnice bio i pilot‑projekt prema glavnim načelima lean menadžmenta. Već smo tada imali prilike osjetiti kako racionalizacija procesa i male promjene – a predlagali su ih ljudi iz pogona – u konačnici mogu znatno pridonijeti povećanju efikasnosti i pojednostaviti neke procedure bez narušavanja GMP principa.''

Irena Repić–Blažeković, voditeljica nabavnih poslova

''U posljednjih sam nekoliko godina sudjelovala u projektima Belupa kao što su Kreirajmo klimu Belupa i Data integrity.''

Nataša Urbančić, glavna tehnologinja u Proizvodnji

''Kao članica tima, 2011. godine sudjelovala sam u projektu zamjene softvera na linijama miješanja Becomix. Bila sam inicijator i sudjelovala u mikrobiološkoj validaciji stajanja čistih crijeva čime se umanjila potreba za pranjem crijeva. Sudjelovala sam u mikrobiološkim validacijama stajanja druge čiste opreme. U posljednjem projektu izgradnje proširenja postojećih proizvodnji bila sam vodeći član tima za nabavu paketa opreme Komore za vaganje, te sam kao odgovorna osoba Vagaone sudjelovala u implementaciji BMS-a (Building Management System), MES sustava te Sustava za doziranje organskih otapala u novoj Vagaoni. Jednak me posao očekuje i ove godine za koju je planirana zamjena postojećeg softvera za upravljanje komorama za vaganje u „staroj“ Vagaoni Proizvodnje polukrutih i tekućih lijekova.''

 

Prije svega, naravno, znanje

Na prvom su ih modulu, koji je održan od 11. do 14. prosinca 2017., konzultanti iz IFSS-a (Institute for Lean Six Sigma) Vladimir Puškarić i Indira Žitković upoznali s alatima, tehnikama i metodama koje se primjenjuju u Lean Six Sigmi za provođenje DMAIC (Define-Mesure-Analyse-Improve-Control: odredi, izmjeri, analiziraj, poboljšaj, nadziri) ciklusa.

 

Lenka Francišković, voditeljica kvalitete procesa i proizvoda

''Green beltovi su prošli prvi modul uz dvoje edukatora iz IFSS-a. Oboje su veoma dobri, a uče nas kako strukturirano uspostaviti kulturu drukčijeg razmišljanja o poslovnim procesima. Edukacija je bila intenzivna, proširila nam je obzore i omogućila drukčiji pogled na razne situacije u Belupu.''

Ivana Kovač Lovrenčić, glavna tehnologinja Istraživanja i razvoja

''Korištenjem DMAIC-a neovisno o primijenjenoj metodologiji definiraju se problematika i potrebe klijenata, zatim se provode mjerenja i prikupljanje podataka o procesu, njihova analiza, na osnovu rezultata pronalaženje poboljšanja te njihova implementacija i praćenje uz obaveznu financijsku analizu.

Green beltovi su u prvom dijelu edukacije obradili dvije faze DMAIC metodologije, define i measure.

U fazi define identificira se problem i postave ciljevi koji se žele postići prije nego se prelazi na drugu fazu measure. Potonja je najzahtjevnija faza u kojoj se obavlja mjerenje ključnih aspekata i karakteristika postojećeg procesa te prikupljanje relevantnih podataka o procesu.

Stečenim znanjima moguće je pristupiti strukturiranom sagledavanju problema, situacije promatrati iz drukčijeg kuta i naučiti kako izaći iz okvira razmišljanja o poslovnim procesima.

Sredinom veljače počinje drugi modul edukacija u kojem će se obraditi nastavak faza DMAIC metode. Nakon 2. modula predavanja slijedi provjera znanja, a položenim ispitom stječe se internacionalno priznat certifikat green belta. Certifikat je potvrda da su polaznici edukacije spremni za vođenje projekata, a to nije ograničeno samo na farmaceutsku industriju pa omogućava vođenje projekata unutar svih uključenih područja Belupa. Da bi netko postao green beltom mora, nakon edukacije i certifikacije, provesti barem jedan projekt od početka do kraja.

Irena Repić-Blažeković, voditeljica nabavnih poslova

''Ova vrsta treninga razvija ljude u voditelje tima i uči ih rješavanju problema kojima mogu poboljšati procese unutar svojih poslovnih područja. Mi smo za sada prošli prvi četverodnevni dio edukacije. Svi smo aktivno sudjelovali u svim temama koje smo obrađivali. Vrlo je zanimljivo, no i veoma zahtjevno jer se od nas očekuje aktivno sudjelovanje na radionicama, samostalno učenje i – na kraju - polaganje ispita.''

Nataša Urbančić, glavna tehnologinja u Proizvodnji

''Uz Lean i Six Sigma metode upoznali smo i svoje greenbeltovske uloge. Ukratko, to je koordinacija i vođenje projektnog tima uz podršku i poslovne odluke sponzora.''

 

Kakav posao očekuje svakog green belta u Belupu

Kada Upravljački odbor definira probleme unutar uključenih područja u procesu transformacije, green belt koji prođe edukaciju od Upravljačkog će odbora dobiti u zadatak vođenje projekta unutar poslovnih procesa gdje su uočene potrebe za poboljšanje.

Green beltovi će koordinirati i voditi projekte primjenom alata za poboljšanje procesa naučene metodologije uz pomoć projektnog tima, sponzora, Upravljačkog odbora i konzultanata. Kako će svatko od njih dobiti vođenje svog projekta, konzultanti će im pomoći i usmjeravati ih ako to bude potrebno.

Green beltovi su od samog početka uključeni u transformaciju, a tijekom svakog projekta stalno komuniciraju sa sponzorom o procesu i vođenju projekta. Sponzora za svaki projekt imenuje Upravljački odbor. Njegova je uloga da pomaže voditelju i projektnom timu, nadzire provedbu projekta te osigura potrebne resurse. Po dovršetku svake faze sponzor izvještava Upravljački odbor o svim detaljima projekta. Ako su direktori pojedinih cjelina Belupa, koji čine Upravljački odbor, zadovoljni odrađenom fazom projekta, donijet će odluku o prelasku projekta u sljedeću fazu.

Kao što proces transformacije ne prestaje tako i uloga green beltova ne završava realizacijom određenog projekta već se nastavlja. Voditelji projekata preuzimaju nove projekte, a time se poboljšanje procesa bez prekida nastavlja implementirati u kompaniji. Njihov je zadatak da u svakodnevnom radu kontinuirano implementiraju promjene za poboljšanje procesa u skladu s navedenom metodologijom te svakodnevno educiraju zaposlenike i osvijeste im da je i njihova uloga ključna u procesima stvaranju vrijednosti.

 

Vedrana Thür, rukovoditeljica Razvoja poslovanja i registracija

''Za sada nam je poznata ovo: direktori i pomoćnici direktora svih uključenih sektora u razgovorima su definirali određeni broj svakodnevnih problema u radu Belupa. Između svih problema izdvojit će se oni procesni, a potom će Upravljački odbor, odgovoran za transformaciju Belupa, odrediti prvih pet projekata na kojima ćemo raditi do kraja lipnja 2018. Na dodatnih 5 projekata radit ćemo u drugoj fazi transformacije.''

Lenka Francišković, voditeljica kvalitete procesa i proizvoda

''Prvi projekti će se definirati zajedničkom analizom procesa konzultantske kuće IFSS i zaposlenika Belupa. To će biti procesi koji su Belupu najvažniji i čije poboljšanje će Belupu donijeti najviše koristi, tj. uštede. Nakon toga će se definirati novi krug procesa koji zaslužuju da se mi kao green beltovi njima bavimo. Nadam se da će green beltovi imati podršku da se s vremenom provede poboljšanje svih procesa.''

Igor Ceilinger, rukovoditelj Laboratorija

''Nedavnim proširenjem proizvodnih kapaciteta, Belupo je ušao u veoma zahtjevno razdoblje koje uključuje intenzivan rad na brojim aktivnostima nužnima za pokretanje proizvodnje u novoizgrađenoj tvornici. Stoga je ovo izvrsno vrijeme za ovakav program i prilika da svoje procese učinimo bržima, jednostavnijima i efikasnijima te da boljim povezivanjem i približavanjem pojedinih Belupovih sektora pojačamo međusobnu suradnju i proširimo svijest da smo svi jedan tim – tim Belupo. To je ujedno i jedan od osnovah zadataka tima green beltova.''

Vedrana Thür, rukovoditeljica Razvoja poslovanja i registracija

''Green beltovi se u transformaciju uključuju u trenutku u kojem im se dodijeli projekt, odnosno proces koji je odlukom Upravljačkog odbora nužno poboljšati. Za mene osobno vrlo je važan stalni napredak i u svojem svakodnevnom radu nastojim pronalaziti nova rješenja koja će nam omogućiti da radimo brže i kvalitetnije. Stoga me veseli što je Belupo spreman uložiti napore i provoditi transformacije svojih procesa. Današnje vrijeme je vrijeme konstantnih promjena i vjerujem da brzim prilagođavanjem i prihvaćanjem promjena postajemo bolji.''

Lenka Francišković, voditeljica kvalitete procesa i proizvoda

''Sigurna sam da će sam projekt razviti kulturu kompanije u kojoj svaki djelatnik razmišlja o svojim zadacima te kako bi se oni mogli jednostavnije obavljati, ali uz zadržavanje kvalitete Belupovih proizvoda. Poruka o kvaliteti proizvoda kao imperativu mora se konstantno ponavljati jer bi se moglo dogoditi da uštede vremena idu na uštrb kvalitete, a to nije cilj transformacije Belupa. Svaki proces ima ulazne komponente i izlazne komponente i ne može se gledati kao izolirana aktivnost.''

 

 

Transformacija poslovnih procesa u Belupu stavlja težište na jednostavnije i brže poslovne procese uz prepoznavanje vrijednosti za konačnog korisnika eksternih i internih procesa. Procesi se mogu ostvarivati u jasno postavljenoj organizacijskoj strukturi. Pojednostavljeni procesi olakšat će radni dan zaposlenicima jer će se na taj način ekspeditivnije obavljati aktivnosti i zadaci i to oni koji donose vrijednosti, čime će se povećati efikasnost kompanije i smanjiti troškovi poslovanja u segmentima koji su obuhvaćeni transformacijom.

Svi su se sugovornici složili da u današnje vrijeme konstantnih promjena korak po korak brzim prilagođavanjem i prihvaćanjem promjene procesa zajedno možemo Belupo učiniti boljim, efikasnijim i uspješnijim. Belupu i dalje predstoje brojne aktivnosti usmjerene transformaciji organizacije. Osvijestiti promjenu, napraviti prvi korak ka transformaciji Belupa. Počnimo od sebe samih. Razmislimo na trenutak o procesima u kojima sudjelujemo, o njihovim dobrim i lošim stranama, ima li točaka u kojima se gubi vrijeme, materijali ili neki drugi resurs, koje su to točke i kako ih je moguće ispraviti. Upravo će te informacije biti ključne za poboljšanje procesa, a poboljšani će procesi, sigurni smo, pridonijeti zadovoljstvu i zaposlenika i krajnjih kupaca koji su u fokusu transformacije.

Našim prvim green beltovima želimo uspjeh u radu i mnogo osobnog zadovoljstva. Vjerujemo da će opravdati povjerenje koje su dobili te da će pridonijeti poboljšanju kvalitete u našoj kompaniji.